“Ah, que bom seria se o dia tivesse 30 horas”. “Estou sem tempo agora”. “Vivo na correria”. “Não vai dar tempo”. “Tenho menos tempo atualmente que há tempos atrás”. E tantas outras frases que pronunciamos ou ouvimos alguém dizer.

Gerir o tempo se tornou uma das tarefas mais imprescindíveis e difíceis na atualidade. É uma competência fundamental ainda não trabalhada de forma eficiente pela maioria dos profissionais no dia-a-dia. Sendo até, um desafio maior que aprender competências de cunho técnico, que muitas vezes, é mais difícil.

Administrar adequadamente o tempo tem duas funções básicas: busca de eficácia no trabalho e uma melhor qualidade de vida.

Esse tema tem se tornado essencial na medida que cada vez mais existem pressões advindas de praticamente todos os lados para que as ações aconteçam e para que as atividades sejam realizadas de forma otimizada. Mudanças na maneira de trabalhar e ver o comportamento e imprevistos, que são cada vez mais freqüentes, provocando a necessidade de termos 30 horas no dia para que possamos resolver tudo o que precisamos.

Essas cobranças geralmente tornam o nosso dia curto e cansativo, com o estresse elevado, os nervos à flor da pele e uma vontade de sumir, viajar, se enfiar em um buraco e ficar lá, quieto, sem ninguém para incomodar.

Além de termos de aprender a gerir nosso próprio tempo, temos de aprender a gerir o tempo alheio que tanto nos influencia.

Gerenciar o tempo passa por alguns caminhos fáceis de entender, mas de relativa dificuldade de aplicação. O primeiro problema é que temos de nos condicionar. O segundo, talvez, é como o regime, que começa na segunda e acaba na quarta-feira. Ou seja, não temos o hábito de dar seqüência nas nossas ações. E, por fim, economizar tempo leva tempo.

Mas nem tudo está perdido. Existem alguns caminhos facilitadores:

Buscar objetividade – Saber chegar na raiz do que é importante, evitar sobrecargas desnecessárias ou se perder em detalhes que não agregam valor.

Definir prioridades – Esta é talvez a habilidade mais difícil e também a mais importante para conseguir otimizar o tempo. Temos uma limitação natural de tempo (24 horas no dia e oito de trabalho) e uma quantidade de tarefas a desempenhar durante este tempo. Com a rotina, acabamos por não exercitar a habilidade de filtrar o que é importante, aquilo que realmente é importante.

Trabalhar prioridades significa filtrar, selecionar e definir os elementos que são imprescindíveis naquele dia ou naquela semana. Ter bem claro qual será a nossa prioridade ou as prioridades, ter foco, direção.

Delegar – Dividir o fardo, contar com a ajuda de outras pessoas, evitando centralizar todas as decisões, quem não consegue delegar acaba carregando um peso excessivo e chega um momento em que o trabalho simplesmente deixa de ser produtivo e o cansaço, desânimo e o estresse elevado tomam conta.

Não assuma mais do que pode fazer, é preferível fazer menos mas com mais qualidade do que tentar abraçar o mundo e não conseguir o resultado esperado ou desejado. Nunca prometa o que não pode cumprir, isso fatalmente irá causar desgaste e sobrecarga a você.

Cuide do seu estado mental e físico – É muito importante cuidar da nossa cabeça, descanse e faça exercícios. Perceba que quando sua mente está mais tranqüila e seu corpo mais relaxado as tarefas fluem melhor. Permita-se ter momentos de tranqüilidade e descanso periodicamente.

Gastamos cerca de 70 a 80% do nosso tempo com funções que não agregam valor de forma substancial em nossa vida, gastamos esse tempo resolvendo problemas menores e em geral perdemos de vista o que realmente é importante.

Por fim, gerir o tempo deve considerar diversos outros pontos que devem ser considerados em relação a realidade de cada um. O ponto central é: desenvolva meios de ter uma melhor qualidade de vida. Afinal, vivemos apenas uma vez, sendo assim, busque viver o melhor que puder.

Por Fábio Violin
Professor Universitário, palestrante e consultor de empresas. Colaborador ou colunista em mais de 200 sites no Brasil e exterior
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